INFORMAZIONE ai soggetti delle pratiche di recupero resa ai sensi del Regolamento UE 2016/679 

Axist Srl, con sede in via Antonio da Recanate 2 Milano (di seguito “Società”), ai sensi ed in conformità di quanto previsto dall’art. 13 del Regolamento UE 2016/679, fornisce le seguenti informazioni sul trattamento dei dati personali che saranno raccolti, trattati e usati dalla Società stessa nello svolgimento dell’attività di recupero crediti per conto terzi. 

Categorie e tipi di dati raccolti 

I Dati riferiti all’interessato (di seguito “Interessato”) sono forniti dai soggetti che hanno affidato alla Società l’incarico per svolgere l’attività di recupero dei crediti (di seguito i “Committenti”); I committenti li hanno raccolti a loro volta direttamente dagli Interessati, loro clienti e/o debitori, solitamente nell’ambito dei rapporti contrattuali a cui sono collegati i crediti da recuperare, e acquisiti anche tramite terzi, nonché nell’ambito dei contatti, anche telefonici ed epistolari, della Società con gli stessi Interessati. 

La Società pone in essere l’attività: 

1) quale responsabile del trattamento dei Dati ai sensi dell’articolo 28 del GDPR per conto dei Committenti, per i quali la Società svolge il servizio di gestione e recupero dei crediti in forza di licenza di pubblica sicurezza rilasciata ai sensi dell’articolo 115 del testo unico delle leggi di pubblica sicurezza. Con riferimento a tali trattamenti, si rinvia all’informativa già fornita dai Committenti agli Interessati, tipicamente in sede contrattuale; 

2) quale titolare del trattamento dei Dati, per le attività e operazioni di trattamento poste in essere dalla Società per le finalità di seguito evidenziate, in merito a cui la stessa intende fornire le ulteriori informazioni sotto riportate. 

Modalità e finalità del trattamento 

I dati sono raccolti, trattati ed archiviati nell'ambito dell'esercizio della attività di recupero del credito esercitata dalla Società, a seguito di incarico formale scritto da parte dei nostri clienti: 

1) adempimenti normativi, amministrativi e contabili, in relazione a obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o dalla normativa comunitaria; 

2) esercizio e difesa di diritti in caso di contestazioni circa l’operato della Società; 

3) compimento di tutte le attività connesse al recupero del credito; 

La Società non svolge alcun trattamento di dati particolari che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona. 

Il trattamento può essere effettuato mediante strumenti manuali, automatizzati, informatici, elettronici atti a gestire, memorizzare e trasmettere i dati e comunque idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza. 

I dati oggetto di trattamento sono: 

• trattati in modo lecito e secondo correttezza; 

• raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini compatibili con tali scopi; 

• esatti e, se necessario, aggiornati; 

• pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati; 

• conservati in una forma che consenta l'identificazione dell'interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati. 

Natura del conferimento 

La Società tratta i Dati degli Interessati per le suddette finalità al fine di adempiere a obblighi normativi connessi alle attività di recupero crediti, la cui base giuridica del trattamento è l’articolo 6, comma 1, lettera b) del Regolamento UE 2016/679 , e alla tutela di propri diritti in caso di azioni o contestazioni. In tali casi, non è richiesto il consenso degli Interessati. 

Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati i dati 

I dati possono essere comunicati, in Italia e all'estero, unicamente a: 

• persone fisiche autorizzate dalla Società al trattamento di Dati ai sensi dell’articolo 29 Regolamento UE 2016/679 in ragione dell’espletamento delle loro mansioni lavorative; 

• fornitori di servizi, i quali agiscono tipicamente come responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 Regolamento UE 2016/679; 

• i Committenti; 

• autorità ed enti pubblici. 

Non verrà effettuata alcuna diffusione dei dati. 

Trasferimento dei Dati in paesi non UE 

I Dati Personali per talune specifiche operazioni relative al recupero del Credito in Paesi non UE, e previo consenso o altra idonea base giuridica potrebbero essere trattati all'interno di Paesi al di fuori dell'Unione Europea da parte di legali all’uopo incaricati. 

Periodo di conservazione dei dati 

I Dati saranno conservati su supporti cartacei e/o informatici per il solo tempo necessario ai fini per cui sono stati raccolti, rispettando i principi di limitazione della conservazione e minimizzazione di cui all’articolo 5, comma 1, lettere c) ed e) del Regolamento. 

I Dati saranno conservati per adempiere a obblighi normativi e perseguire i suindicati fini, in adesione ai principi d’indispensabilità, di non eccedenza e di pertinenza. 

La Società potrebbe conservare dei Dati dopo la cessazione del rapporto contrattuale per adempiere a obblighi normativi e/o post contrattuali in relazione alle prescrizioni di legge (10 anni).; successivamente, venute meno le predette ragioni del trattamento, i Dati saranno cancellati, distrutti o semplicemente conservati in forma anonima. 

Su richiesta, è possibile avere maggiori informazioni dalla Società ai contatti sotto indicati 

Diritti dell’interessato 

Ciascun interessato (persa fisica identificata o identificabile) ha il diritto di chiedere al Titolare, in qualunque momento, l'accesso ai Dati che lo riguardano, la rettifica o, se del caso, la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento; ove applicabile, l’interessato ha inoltre diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dalla legge, di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che lo riguardano, nei casi previsti dall'art. 20 del Regolamento; nonché di proporre reclamo all'autorità di controllo competente (Garante per la protezione dei dati personali), qualora ritenga che il trattamento dei dati sia contrario alla normativa in vigore. 

Fermo restando il diritto dell’interessato a formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei propri dati nella quale dovrà dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione, il Titolare si riserva di valutare tale istanza, che non verrà accettata in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sugli interessi, diritti e libertà dell’interessato. 

Titolare del trattamento dei dati e modalità di contatto 

Ai sensi dell’art. 4 del Regolamento UE 2016/679, la Società è titolare del trattamento dei dati relativi ai propri Clienti. 

Ai sensi degli artt. 37 ss. del Regolamento UE 2016/679, la Società ha nominato un responsabile per la protezione dei dati (di seguito anche “DPO”) raggiungibile al seguente indirizzo e-mail privacy@axistitalia.it. 

Tutte le comunicazioni e le richieste vanno rivolte per iscritto al Titolare all’indirizzo e-mail privacy@axistitalia.it 

Ultimo aggiornamento 18 gennaio 2019 

Informativa sul trattamento dei dati personali per finalità di informazione commerciale 

1. Fonte dei dati trattati 

Gentile Signore/a, 

desideriamo informarLa che, anche in base ad apposita autorizzazione prefettizia (ai sensi dell’art. 134 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza), la nostra Società raccoglie e tratta sia dati personali forniti direttamente dagli interessati, che alcuni dati personali provenienti da pubblici registri, elenchi ed archivi o contenuti in atti o documenti conoscibili da chiunque (tenuti, ad es., da Camere di Commercio o presso l’Agenzia delle Entrate) o comunque generalmente accessibili (in quanto ricavati, ad esempio, da elenchi categorici, notizie di stampa e siti internet consultabili da chiunque). 

2. Tipologia di dati trattati 

La nostra Società può acquisire sia informazioni che riguardano aspetti organizzativi, produttivi, industriali, commerciali, economici, finanziari, patrimoniali, amministrativi e contabili relativi all’attività esercitata da operatori economici (quali ad es. imprese individuali o familiari, piccoli imprenditori, professionisti, esponenti aziendali rilevanti, ecc.), sia dati riferiti a persone fisiche che non esercitano un’attività imprenditoriale o professionale (nelle informazioni commerciali sono ricompresi anche i dati relativi, ad es., a visure camerali, bilanci, protesti e procedure concorsuali, pregiudizievoli di conservatoria, dati ipocatastali, nonché eventuali dati giudiziari riportati nelle fonti pubbliche o generalmente accessibili da chiunque). 

Ove richiesto dai nostri clienti, i dati personali possono essere eventualmente integrati ed arricchiti mediante ricerche, via posta, fax o telefono, presso fonti private (altre società ed operatori economici) di informazioni commerciali ulteriori e relative anche a c.d. abitudini di pagamento di un’impresa o professionista nelle relazioni commerciali con i relativi clienti, fornitori o partner. Per tali aspetti, nell’informativa fornita da questi ultimi soggetti agli interessati è comunque prevista la possibilità di comunicazione di dati ad Imprese di informazioni commerciali, come la nostra, per finalità di verifica della affidabilità o solvibilità dell’operatore economico. Si tratta di informazioni di natura contabile che sono elaborate in forma aggregata nell’ambito dei nostri sistemi e rapporti informativi. È invece esclusa l’acquisizione sia di dati sensibili, sia di informazioni coperte da segreto aziendale ed industriale. 

Nei casi tassativamente previsti dal Codice Deontologico, la nostra Società potrà trattare dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 del Regolamento) provenienti da fonti pubbliche o, in determinate circostanze, anche da fonti generalmente accessibili quali quelle identificate al precedente par. 1. 

3. Finalità del trattamento 

I dati sono trattati dalla nostra Società, quale titolare, per fornire ai terzi che li richiedono (i nostri clienti) servizi di informazione commerciale che servono per valutare le attività, solidità e capacità sul piano economico e commerciale di una persona e per svolgere verifiche nell’ambito di eventuali relazioni commerciali in corso o da instaurarsi (che, in assenza di corrette e complete informazioni, potrebbero restare precluse) ed alla tutela dei relativi diritti. 

Le informazioni commerciali possono essere altresì richieste dai nostri clienti, anche in forma di liste (per settori o categorie), per attività di marketing, contatti telefonici e comunicazioni postali a scopi commerciali, promozionali e pubblicitari (nel rispetto dell’obbligo di informativa e del divieto posto dalla normativa vigente all’uso di sistemi automatizzati, quali e-mail, fax, messaggi telefonici preregistrati e SMS, in assenza di preventivo consenso degli interessati). 

I dati personali acquisiti dalla nostra Società possono essere inoltre fatti oggetto di ulteriori analisi od elaborazioni statistiche, sia in forma automatizzata che attraverso l’intervento di esperti, al fine di attribuire una valutazione o giudizio anche sintetico od in forma di punteggio sul grado di affidabilità, solvibilità o capacità sul piano economico e commerciale della impresa o persona interessata e/o sulla probabilità di insolvenza di un’impresa, tenendo conto, ad esempio, della sua complessiva situazione patrimoniale, economica e finanziaria, nonché dei pregressi ed attuali crediti e debiti, anche in riferimento a soggetti con responsabilità o cariche rilevanti. 

4. Basi giuridiche del trattamento 

Il trattamento dei dati per le finalità di informazione commerciale sopra descritte, anche quando finalizzato alla formulazione, nei termini già precisati, di un giudizio sulla solidità, solvibilità ed affidabilità del soggetto censito, è basato sulla necessità di perseguire i legittimi interessi della nostra Società che presta i servizi di informazioni commerciali e dei committenti che li richiedono sia per svolgere le dovute verifiche sulla situazione economica, finanziaria e patrimoniale degli interessati, in via di tutela, preliminarmente all’instaurazione e gestione di rapporti commerciali, anche precontrattuali, alla fornitura di beni, prestazioni e servizi ed alla definizione della relative modalità e condizioni di pagamento, sia all’adempimento dei correlati obblighi normativi, anche in materia di antiriciclaggio, alla prevenzione e contrasto di frodi e alla tutela dei relativi diritti, anche in sede giudiziaria. 

Resta inteso che tale trattamento sarà effettuato nella piena osservanza del Codice di condotta e della normativa applicabile e nel rispetto degli interessi e dei diritti e libertà fondamentali degli interessati, ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. f), del Regolamento. 

5. Modalità e sicurezza del trattamento 

I dati sono raccolti prevalentemente mediante strumenti informatici e, a seguito di appositi controlli anche informatici diretti a garantire la loro congruità, completezza ed esattezza, sono registrati nelle banche dati elettroniche della nostra Società ed aggiornati periodicamente. 

Tali banche dati sono organizzate e gestite con le procedure informatizzate necessarie alla comunicazione ai nostri clienti, anche per via telematica, di documenti riportanti i dati estratti dalle fonti pubbliche e/o all’analisi, raffronto ed elaborazione di tali dati per la predisposizione di rapporti o dossier informativi a carattere economico o commerciale da fornire ai clienti che ne facciano richiesta. 

Tutti i dati personali raccolti e trattati dalla nostra Società sono custoditi e protetti con idonee misure di riservatezza e sicurezza, anche nel caso di impiego di sistemi e reti di comunicazione elettronica, e possono essere conosciuti, al nostro interno, solo dagli addetti e collaboratori esterni responsabili od incaricati delle attività di raccolta, analisi, elaborazione e comunicazione degli stessi dati o di redazione dei rapporti informativi economici, nonché delle attività tecniche di assistenza e manutenzione dei nostri sistemi informativi. 

6. Ambito di comunicazione dei dati 

I dati personali possono essere comunicati, anche con strumenti telematici, esclusivamente ai nostri clienti, stabiliti in Italia e all’estero, che ne facciano richiesta ed i quali agiranno in qualità di autonomi titolari del trattamento. 

I dati non sono in alcun caso oggetto di diffusione. 

7. Conservazione dei dati 

Le informazioni provenienti da fonti pubbliche ed attinenti ad eventi negativi trattate nei termini di cui alla presente Informativa, come meglio dettagliati nel Codice Deontologico, sono conservate dalla nostra Società, ai fini dell’erogazione dei servizi di informazione commerciale, nel rispetto dei seguenti limiti temporali: 

a. le informazioni relative a fallimenti o procedure concorsuali, per un periodo di tempo non superiore a 10 anni dalla data di apertura della procedura del fallimento; decorso tale periodo, le predette informazioni potranno essere ulteriormente utilizzate dalla nostra Società, solo quando risultino presenti altre informazioni relative ad un successivo fallimento o risulti avviata una nuova procedura fallimentare o concorsuale riferita al soggetto censito o ad altro soggetto connesso, nel qual caso, il trattamento può protrarsi per un periodo massimo di 10 anni dalle loro rispettive aperture; 

b. le informazioni relative ad atti pregiudizievoli ed ipocatastali (ipoteche e pignoramenti) per un periodo di tempo non superiore a 10 anni dalla data della loro trascrizione o iscrizione, salva l’eventuale loro cancellazione prima di tale termine, nel qual caso verrà conservata per un periodo di 2 anni l’annotazione dell’avvenuta cancellazione. 

Fatto salvo quanto appena indicato, i dati personali provenienti dalle fonti identificate al precedente paragrafo 1 possono essere conservati da parte della nostra Società, ai fini dell’erogazione ai committenti dei servizi di informazione commerciale, per il periodo di tempo in cui rimangono conoscibili e/o pubblicati in tali fonti, conformemente a quanto previsto dalle rispettive normative di riferimento. 

8. Diritti degli interessati 

Facciamo infine presente che la normativa applicabile riconosce a ciascun Interessato la possibilità di esercitare in qualsiasi momento determinati diritti, tra cui (i) quello di accesso, volto ad accertare se e quali dati siano oggetto di trattamento da parte della nostra Società, (ii) di rettifica ed aggiornamento di dati inesatti ed incompleti, (iii) di cancellazione dei dati nei casi previsti dall’art. 17 del Regolamento, (iv) di limitazione del trattamento al ricorrere delle condizioni stabilite (art. 18 del Regolamento), (v) di notifica di rettifiche, cancellazioni o limitazioni da parte dell’Impresa nei confronti dei soggetti a cui siano stati comunicati i dati, (vi) di presentare un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. 

L’interessato può esercitare il proprio diritto di opposizione al trattamento di informazioni commerciali da parte della nostra Società qualora dimostri, ai sensi dell’art. 21, comma 1, del Regolamento, che i propri interessi, diritti e libertà sono prevalenti rispetto al legittimo interesse del titolare di cui al precedente paragrafo 4. 

L’esercizio del diritto alla portabilità dei dati (art. 20 del Regolamento) deve considerarsi escluso, ad eccezione del solo caso in cui il trattamento da parte della nostra Società riguardi dati raccolti direttamente presso l’interessato, avvenga attraverso mezzi automatizzati e sia finalizzato all’esecuzione di un contratto tra la nostra Società ed il medesimo interessato. 

L’interessato può esercitare i propri diritti a condizione che la relativa richiesta non abbia ad oggetto la rettificazione o l’integrazione di dati personali di tipo valutativo elaborati dalla nostra Società e relativi a giudizi, opinioni o ad altri apprezzamenti di tipo soggettivo, o ad indicazioni di condotte da tenersi o di decisioni in via di assunzione da parte della nostra Società. 

Tramite il portale www.informativaprivacyancic.org e l’apposita sezione a ciò dedicata (link) ogni Interessato potrà inoltrare una prima richiesta alla nostra Società per avere conferma della presenza o meno di dati personali che lo riguardano nell’archivio o banca dati della nostra Società, a cui, se del caso, potrà poi rivolgersi direttamente, utilizzando gli specifici riferimenti di seguito indicati, per esercitare eventualmente gli altri diritti sopra richiamati. 

9. Titolare del trattamento dei dati e modalità di contatto 

Ai sensi dell’art. 4 del Regolamento UE 2016/679, la Società è titolare del trattamento dei dati relativi ai propri Clienti. Ai sensi degli artt. 37 ss. del Regolamento UE 2016/679, la Società ha nominato un responsabile per la protezione dei dati (di seguito anche “DPO”) raggiungibile al seguente indirizzo e-mail privacy@axistitalia.it. Tutte le comunicazioni e le richieste vanno rivolte per iscritto al Titolare all’indirizzo e-mail privacy@axistitalia.it 

Ultimo aggiornamento 18 gennaio 2019. 

INFORMAZIONE AI CANDIDATI resa ai sensi del Regolamento UE 2016/679 

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 

Axist Srl, con sede in via Antonio da Recanate 2 Milano (di seguito “Società”), ai sensi ed in conformità di quanto previsto dall’art. 13 del Regolamento UE 2016/679, fornisce le seguenti informazioni sul trattamento dei dati personali dei Candidati (di seguito “Interessati”) che hanno manifestato interesse verso opportunità di lavoro o collaborazione con la Società, Titolare del Trattamento. 

1. Tipologie di dati trattati. Finalità del trattamento 

La Società tratta i dati personali degli Interessati per le seguenti finalità: 

- gestione delle procedure di ricerca e selezione del personale, finalizzate all'eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione; 

- adempimento di obblighi imposti dalla normativa nazionale e internazionale, anche in tema di pari opportunità nel lavoro; 

- tutela dei diritti della Società, anche in sede giudiziaria. 

Sono oggetto di trattamento, nella misura strettamente necessaria al perseguimento delle predette finalità, i dati inseriti nel curriculum vitae degli Interessati e, in particolare, dati comuni, quali i dati identificativi e di contatto (ad es., nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, coordinate bancarie, etc.), nonché dati relativi all'educazione e alle esperienze professionali degli Interessati. 

In relazione alle speciali categorie di dati di cui all'art. 9 del Regolamento Privacy, la Società raccoglierà unicamente quelli relativi all'eventuale appartenenza degli Interessati a categorie protette (suscettibili di trattamento anche senza un espresso consenso scritto da parte dell'interessato, nei limiti dell'Autorizzazione generale emanata dal Garante); pertanto, è fatto divieto agli Interessati di inserire nei propri curricula ulteriori dati appartenenti alle predette speciali categorie (ivi inclusi dati relativi alla salute, ad opinioni politiche, religiose, sindacali). 

Il conferimento dei dati personali da parte dell’Interessato è obbligatorio, in quanto - in caso di mancato conferimento - la procedura di selezione non potrà avere luogo. 

2. Base giuridica del trattamento 

La base giuridica del trattamento dei dati personali è costituita: 

- dal legittimo interesse della Società alla gestione della procedura di selezione; 

- dalla necessità di esecuzione di misure precontrattuali da adottare su richiesta dell’interessato; 

- dalla legge o dai provvedimenti di attuazione delle autorità pubbliche di volta in volta competenti in materia di disciplina del rapporto di lavoro (ivi inclusi i provvedimenti applicabili del Garante per la protezione dei dati personali). 

3. Comunicazione dei dati personali 

I dati personali oggetto di trattamento potranno essere comunicati ai soggetti designati dalla Società quali responsabili esterni del trattamento dei dati personali, in conformità alle disposizioni del Regolamento. 

I dati personali oggetto di trattamento potranno essere comunicati altresì ad altre società del Gruppo AXIST di cui la Società fa parte, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento o titolari. Le società del Gruppo AXIST sono elencate nel presente sito: http://www.gruppoaxist.it/societa/ . 

I dati personali degli Interessati potranno inoltre essere comunicati ad altri soggetti, autonomi titolari del trattamento (ivi inclusi soggetti pubblici), nel caso in cui ciò sia previsto dalle disposizioni di legge applicabili. 

I dati personali oggetto di trattamento non sono diffusi. 

4. Ubicazione dei dati personali 

I dati personali degli Interessati sono conservati su server ubicati all'interno dell'Unione Europea. 

5. Periodo di conservazione dei dati personali 

I dati personali oggetto di trattamento sono conservati per un periodo pari alla durata della procedura di selezione e per i 24 mesi successivi, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste di autorità competenti o ai sensi delle disposizioni di legge applicabili. 

Alla cessazione del periodo di conservazione i dati saranno cancellati, anonimizzati o aggregati. 

6. Diritti degli Interessati 

Ciascun interessato (persona fisica identificata o identificabile) ha il diritto di chiedere al Titolare, in qualunque momento, l'accesso ai Dati che lo riguardano, la rettifica o, se del caso, la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento; ove applicabile, l’interessato ha inoltre diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dalla legge, di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che lo riguardano, nei casi previsti dall'art. 20 del Regolamento; nonché di proporre reclamo all'autorità di controllo competente (Garante per la protezione dei dati personali), qualora ritenga che il trattamento dei dati sia contrario alla normativa in vigore. 

Fermo restando il diritto dell’interessato a formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei propri dati nella quale dovrà dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione, il Titolare si riserva di valutare tale istanza, che non verrà accettata in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sugli interessi, diritti e libertà dell’interessato. 

Titolare del trattamento dei dati e modalità di contatto 

Ai sensi dell’art. 4 del Regolamento UE 2016/679, la Società è titolare del trattamento dei dati relativi ai propri Clienti. 

Ai sensi degli artt. 37 ss. del Regolamento UE 2016/679, la Società ha nominato un responsabile per la protezione dei dati (di seguito anche “DPO”) raggiungibile al seguente indirizzo e-mail privacy@axistitalia.it. 

Tutte le comunicazioni e le richieste vanno rivolte per iscritto al Titolare all’indirizzo e-mail privacy@axistitalia.it 

Ultimo aggiornamento 13 febbraio 2021